Rabu, 20 Maret 2013
PENGERTIAN,FUNGSI,DAN UNSUR MANAJEMEN
TUGAS:
KEPROTOKOLAN
OLEH
Darto Ishak
NPM: 201003014
SEKOLAH TINGGI ILMU MANAJEMEN (STIM) BOALEMO
Menjelaskan pengertian, fungsi , dan unsure unsure manajemen menurut para ahli
Pengertian Manajemen Sebelum kita membahas pengertian manajemen menurut para ahli, ada baiknya jika kita tahu dulu berasal darimana kata Manajemen itu. Manajemen berasal dari bahasa inggris “management” yang berasal dari kata dasar “manage”. Definisi manage menurut kamus oxford adalah “to be in charge or make decisions in a business or an organization” (memimpin atau membuat keputusan di perusahaan atau organisasi). Dan definisi management menurut kamus oxford adalah “the control and making of decisions in a business or similar organization” (pengendalian dan pembuatan keputusan di perusahaan atau organisasi sejenis).
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Manajemen adalah “penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran” atau “pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusaahaan dan organisasi .Pengertian managemen menurut oxford adalah “the process of dealing with or controlling people or things” (proses berurusan dengan atau mengendalikan orang atau benda). Manajemen _dalam bahasa Inggris_ berasal dari kata to manage. Kata “manage” berasal dari bahasa Italia “managgio” dari kata “managgiare” yang selanjutnya kata ini berasal dari bahasa latin “manus” yang berarti tangan (hand). Kata manage dalam bahasa Perancis berarti house-keeping (rumah tangga). Dalam kamus Webster’s New Collegiate Dictionary], kata management diberikan penjelasan sebagai : the act or art of managing, conduct, direction, and controll.
Kata manage bisa juga berarti :
a. to direc and control (membimbing dan mengawasi)
b. to treat with care (memperlakukan dengan seksama)
c. to carry on business or affairs (mengurus perniagaan, atau persoalan-persoalan) d. to achieve one purpose (mencapai tujuan tertentu)
Selanjutnya manajemen diberi arti :
1.Act or art or managing; conduct; control; direction (tindakan atau seni mengurus; memperlakukan; pengawasan; pembimbingan)
2.The collective body of those who manage any enterprise or interest (badan kolektif yang mengurus sesuatu perusahaan atau kepentingan)
Sedangkan Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen. Namun selain itu, beberapa ahli seperti Follet menganggap manajemen adalah sebuah seni. Hal ini disebabkan karena kepemimpinan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antaramanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan sulit dipelajari. -
Beberapa pendapat para ahli tentang definisi manajemen
Menurut John D. Millet (1990:201) dalam buku Management in the public service,
pengertian manajemen : “The process of directing and facilitating the work of people organized in formal group to achieve a desired end” (manajemen adalah proses pembimbingan dan pemberian fasilitas terhadap pekerjaan orang-orang yang terorganisir dalam kelompok formil untuk mencapai suatu tujuan yang dikehendaki).
Dwight Waldo (2000:19) dalam buku Public Administration, pengertian manajemen : “The action intended to achieve rational cooperation in an administrative system” (manajemen adalah tindakan yang ditujukan untuk memperoleh kerjasama yang rationil dalam suatu system administrasi). Dalam buku Principles of Management,
G. R. Terry (1990:208) mengartikan manajemen sebagai : “The accomplishing of predetermined objectives through the efferts of the peoples” (manajemen adalah pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditetapkan melalui/bersama-sama usaha orang lain) Bartol dan Martin (1994:56) dalam the book of manajemen menyatakan bahwa manajemen adalah suatu proses mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan memanfaatkan empat fungsi utama, yakni perencanaan. Pengorganisasian, memimpin dan pengawasan. Terakhir batasan dari Stoner, dkk yang menyatakan bahwa manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumberdaya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang sudah ditetapkan. Plunket dkk.(2005:5) dalam buku the principle of manajemen mendefinisikan manajemen sebagai “One or more managers individually and collectively setting and achieving goals by exercising related functions (planning organizing staffing leading and controlling) and coordinating various resources (information materials money and people)”. Pendapat tersebut kurang lbh mempunyai arti bahwa manajemen merupakan satu atau lbh manajer yg secara individu maupun bersama-sama menyusun dan mencapai tujuan organisasi dgn melakukan fungsi-fungsi terkait (perencanaan pengorgnisasian penyusunan staf pengarahan dan pengawasan) dan mengkoordinasi berbagai sumber daya (informasi material uang dan orang). Lewis dkk.(2004:5) dalam ensiklopedia manajemen mendefinisikan manajemen sebagai: “the process of administering and coordinating resources effectively and efficiently in an effort to achieve the goals of the organization.” Pendapat tersebut kurang lbh mempunyai arti bahwa manajemen merupakan proses mengelola dan mengkoordinasi sumber daya-sumber daya secara efektif dan efisien sebagai usaha utk mencapai tujuan organisasi. Dari definisi-definisi diatas dapat ditarik kesimpulan : a. Manajemen diperlukan untuk mencapai tujuan dan pelaksanaan pekerjaan. b. Manajemen merupakan system kerjasama yang kooperatif dan rasional. c. Manajemen menekankan perlunya prinsip-prinsip officiency. d. Manajemen tidak dapat dilepaskan dari kepemimpinan/pembimbingan. Di sisi lain, banyak ahli manajemen memberi batasan tentang manajemen, diantaranya Terry (1972), Robins (1991), Bartol dan Martin (1994) dan Stoner, dkk (1995). Terry[4] menyatakan bahwa manajemen adalah sesuatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan tenaga manusia dan sumberdya lainnya. Robbins memberi pengertian manajemen sebagai suatu proses kegiatan untuk mencapai sesuatu secara efisien melalui orang lain. Proses kegiatan tersebut terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan pengawasan. . Dari beberapa pendapat para ahli tersebut, ada empat batasan tentang manajemen yang bisa ditarik yang merupakan ide pokok yang sangat penting untuk diperhatikan, yaitu (1) identitas manajemen adalah suatu proses, fungsi-fungsi fundamental manajemen, (3) arah proses manajemen, dan unsur-unsur manajemen. Identitas manajemen sebagai suatu proses dikatakan oleh Pariasta Westra sebagai rangkaian perbuatan manusia yang mengandung sesuatu maksud tertentu yang memang dikehendaki oleh orang yang melakukan kegiatan tersebut. Sedangkan Siagian menyatakan bahwa proses berarti suatu kegiatan yang terus menerus dilaksanakan. Dengan demikian, pengertian proses yang dikemukakan oleh dua ahli tersebut di atas memberikan informasi bahwa kegiatan mencapai tujuan organisasi tidak dapat dilakukan dengan satu kegiatan saja seperti membalikkan tangan, melainkan suatu kegiatan secara bertahap dan berkelanjutan serta secara sadar dilaksanakan. Hal ini berarti proses tersebut dilakukan dengan penuh perhitungan dengan memperhatikan kemampuan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi. Fungsi fungsi manajemen Mengenai fungsi-fungsi fundamental manajemen, tampaknya hampir seluruh ahli sepakat intinya ada empat, yaitu planning, organizing, actuating dan controlling. Pada umumnya organisasi di Indonesia mengalami keterbatasan dalam bidang sumber daya, sementara di sisi lain tujuan yang ingin dicapai harus bisa dilakukan secara baik. Proses manajemen itu sendiri diarahkan kepada usaha-usaha anggota organisasi untuk meningkatkan produktivitasnya melalui pemanfaatan secara efektif dan efisien sumber daya yang tersedia. Produktivitas adalah perbandingan antara keluaran (output) dengan masukan (input). Keluaran bisa terdiri barang atau jasa. Sedangkan masukan terdiri dari sumber daya manusia (human resorces), dan modal (capital), peralatan-peralatan (materials), dan sumber daya lainnya. Efisiensi adalah kemampuan untuk meminimalkan penggunaan sumber daya (masukan), sedangkan efektivitas adalah kemampuan untuk menentukan tujuan yang memadai. Manajemen beroperasi melalui bermacam fungsi, biasanya digolongkan pada perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan/motivasi dan pengaturan • Perencanaan: memutuskan apa yang harus terjadi di masa depan (hari ini, minggu depan, bulan depan, tahun depan, setelah lima tahun, dsb.) dan membuat rencana untuk dilaksanakan • Pengorganisasian: membuat penggunaan maksimal dari sumberdaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan rencana dnegan baik • Leading/Kepemimpinan dan motivasi: memakai kemampuan di area ini untuk membuat yang lain mengambil peran dengan efektif dalam mencapai suatu rencana. Kadang bagian ini sering disebut Penggerakan (Actuating). • Pengendalian: monitoting/controlling - memantau kemajuan rencana, yang mungkin membutuhkan perubahan tergantung apa yang terjadi Perencanaan (Planning) G. R. Terry (1990:56) dalam buku prinsip prinsip manajemen,mengemukakan tentang planning sebagai berikut : "Planning is the slecting and relating of facts and the making and using of assumptions regarding the future in the visualization and formulation of proposed activities believed necessary to achieve desired result (Perencanaan adalah pemilihan dan penghubungan fakta-fakta serta pembuatan dan penggunaan perkiraan-perkiraan/asumsi-asumsi untuk masa yang akan dating dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk menccapai hasil yang diinginkan). Planning yang efektif didasarkan pada fakta dan informasi, bukan atas dasar emosi atau keinginan. Fakta-fakta yang relevan dengan situasi yang sedang dihadapi berhubungan erat dengan pengalaman dan pengetahuan seorang manajer. Dibutuhkan cara berfikir yang berefleksi; juga dapat dibantu oleh imaginasi dan forecast. Selanjutnya Harold Koontz dan Cyril O'Donnell,dalam buku principles of management mengemukakan prinsip-prinsip planning sebagai berikut : 1. Prinsip membantu tercapainya tujuan (principle of contribution to objective). Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditunjukkan kepada pencapaian tujuan. 2. Prinsip pengutamaan perencanaan (principle of primacy of planning). Perencanaan merupakan keperluan utama daripada manajer, fungsi lainnya adalah organizing, staffing, directing, dan control. Seorang manajer tidak akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen lainnya tanpa mengetahui tujuan dan pedoman dalam melaksanakan kebijaksanaan. 3. Prinsip pemerataan perencanaan (principle of pervasiveness of planning). Walaupun fungsi manajemen itu sama pentingnya baik dalam ketentuan maupun pelaksanaannya, tetapi harus diingat bahwa prinsip pemerataan perencanaan memegang peranan penting, mengingat manajer dalam tingkat tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan bertanggungjawab atas berhasilnya rencana tersebut. Tidak pernah ada seorang manajer yang tidak mengerjakan perencanaan. Jenis-jenis perencanaan : a. Perencanaan Physik (physical planning). Perencanaan tersebut meliputi perencanaan yang sifatnya physic, seperti perencanaan kota, perencanaan daerah, perencanaan bangunan, jalan dan sebagainya. b. Perencanaan Fungsional (Functional Planning). Perencanaan ini berhubungan dengan perecanaan yang sifatnya fungsionil, seperti perencanaan produksi, perencanaan keuangan, perencanaan pegawai, perencanaan penjualanperencanaan advertensi. c. Perencanaan Comprehensive (Comprehensive Planning). Perencanaan ini merupakan gabungan antara perencanaan physic dan perencanaan fungsionil. Sebagai contoh seorang usahawan yang akan mendirikan pabrik tekstil maka ia akan merencanakan gedung ppabrik, mesin-mesin, produksi yang akan dihasilkan, tenaga kerja, keuangan, penjualan dan sebagainya. d. Perencanaan kombinasi umum (general Combination Planning). Perencanaan ini meliputi perencanaan physic, fungsional, dan perencanaan komprehensive yang sekaligus digabungkan. Perencanaan ini biasanya sangat besar, seperti proyek jatiluhur, dan biasanya dilakukan oleh pemerintah. Swasta tidak tertarik terhadap jenis perencanaan ini, disebabkan oleh dua faktor : (1). Jumlah modal yang harus diikutsertakan/diinvestasikan sangat besar. (2). Waktu yang dierlukan cukup lama, sedangkan perusahaan biasanya memperhitungkan waktu pengembalian modal yang relative singkat dan memberikan keuntungan. Keuntungan-keuntungan dan kerugian dari Planning Pertanyaan-pertanyaan pokok terhadap Planning dapat disingkat dengan 5 W + 1 H (What, When, Why, Who, Where + How). Adapun keuntungan-keuntungan dari perencanaan menurut G. R. Terry diantaranya: 1. Pertama-tama perencanaan menyebabkan bahwa kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan (Planning makes for the utilization of purposeful and orderly activities) 2. Perencanaan meminimalisir tindakan-tindakan yang tidak produktif (Unproductive promotes the use of a measure of performance) 3. Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukur hasil kerja (Planning promotes the use of a measure of performance). Sedangkan kekurangan-kekurangan atas pembatasan-pembatasannya yaitu : 1. Informasi atau fakta-fakta yang dibutuhkan untuk meramalkan masa yang akan datang, belum tentu tepat, sehingga manajer tidak akan dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang akan dating. 2. Biaya yang diperlukan untuk menyusun suatu planning yang lengkap sangat besar, bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai. 3. Secara psikologis orang-orang itu lebih suka memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang, mengingat planning berhubungan dengan masa yang akan datang. Pengorganisasian (Organizing) To organize, dalam Webster's new Collegiate Dictionary, berasal dari organen bahasa greek, yang berarti : a part of structure in an animal or plant adapted for the performance or some specific fungtion, as the heart, kidney etc, atau sebagian/susunan dalam binatang atau tumbuh-tumbuhan yang digunakan untuk melakukan beberapa tugas khusus, seperti hati, ginjal, dan sebagainya. Sedangkan Paul Bertholeneus dalam buku An Outline of Public Administration, menyebutkan : "Organizaton is an arrangement, presumably logical of interdependent parts to form a unified whole, through which power and control can be exercised to the end of achieving a given purpose". Organisasi ialah susunan yang agak logis dari bagian-bagian yang saling berhubungan untuk mewujudkan sesuatu keseluruhan yang bulat, sehingga kekuasaan dan pengawasan dapat dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Prinsip-prinsip organisasi menurut Harold Koontz (1991:77) dalamthe book of manajemen manajemen diantaranya: 1. Principle of Unity of Objective (prinsip kesatuan tujuan). Dalam organisasi harus ada kesatuan tujuan, organisasi itu akan kacau apabila tidak ada kesatuan tujuan. Kesatuan tujuan itu harus merata dari atas sampai ke bawah. 2. Prinsiple of efficiency (prinsip hasil guna). Suatu organisasi dalam mencapai tujuannya harus dapat mempergunakan biaya yang sekecil-kecilnya dengan pengorbanan yang sedikit-dikitnya. 3. Span of management Prinsiple (Prinsip rentangan manajemen). Seseorang terbatas didalam mengurus orang lain, atau memimpin bawahannya. Batas-batas tersebut tidak tetap bagi setiap orang tegantung kepada kekomplekan hubungan antara atasan dan bawahan dan kepada kemampuan manajer. Prinsip-prinsip Organisasi menurut G. R. Terry diantaranya : 1. The Objective (Tujuan) 2. Authority and Responsbility (Wewenang dan Tanggungjawab) 3. Delegation and Authority (plimpahan wewenang) 4. Assign the personnel (penempatan tenaga kerja) Sentralisasi dan Desentralisasi Sebagai akibat adanya pembagian kerja dan pelimpahan wewenang untuk melaksanakan pekerjaan, maka dalam organisasi itu timbul sentralisasi dan desentralisasi wewenang atau kekuasaan. Sentralisasi penuh daripada wewenang dalam organisasi tidak mungkin dilakukan, karena adanya division of work dan delegation of authority. Desentralisasi yang mutlak penuh, juga tidak mungkin dilakukan, karena adanya division of work tidak mungkin melimpahkan wewenang seluruhnya kepada pembantunya. Apabila terjadi pelimpahan wewenang seluruhnya terhadap pembantunya, itu berarti penyerahan wewenang, sehingga wewenang itu berpindah kepada orang lain dan tidak bisa ditarik kembali, sentralisasi penuh juga tidak ada, mengingat organisasi itu sendiri tidak akan ada, karena wewenang dipegang sendiri dan pelaksanaan kerja dilakukan sendiri. Jika demikian, maka organisasi yang dimaksud dengan sentralisasi ialah sejauh mana pembagian kerja dan pelimpahan wewenang dilakukan untuk melakukan pekerjaan demi tercapainya tujuan yang telah ditentukan dengan tanggungjawab kepada menejer yang menjadi pusat kegiatan. Penggerakan (Actuating) Penggerakan merupakan terjemahan dari bahasa inggris Actuating, dimana kata ini berasal dari Acture bahasa latin. Terry (1990:209) dalam buku “prinsip prinsip manajemen” mendefinisikan penggerakan sebagai berikut : "Actuating is setting all members of the group to want to achieve and to stive to achieve the objective willingly and keeping with the managerial planning and organizing efforts". Pergerakan ialah membangkitkan dan mendorong semua anggota kelompok agar supaya berkehendak dan berusaha dengan keras mencapai tujuan dengan ikhlas serta serasi dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorgansasian dari pihak pimpinan. Factor-faktor yang diperlukan dalam penggerakan diantaranya : (1) Kepemimpinan (leadership) (2). Sikap dan Moril (attitude and morale) (3). Tatahubungan (Communicatio) (4). Perangsang (Incentive) (5). Supervisi (supervision) (6). Disiplin (Discipline). 1. Kepemimpinan (Leadership) Kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang agar berusaha dengan ikhlas untuk mencapai tujuan bersama. Seorang manajer yang tidak memiliki kepemimpinan tidak akan mampu untuk mempengaruhi bawahannya untuk bekerja, sehingga manajer yang demikian akan gagal dalam usahanya. Sifat-sifat kepemimpinan menurut Harold koontz, diantaranya sebagai berikut :(a). Memiliki kecerdasan orang-orang yang dipimpin (b). Mempunyai perhatian terhadap kepentingan yang menyeluruh (c). Memiliki kelancaran dalam berbicara (d). Matang dalam berpikir dan emosi (e). Memiliki dorongan yang kuat dari dalam untuk memimpin (f). Memahami/menghayati kepentingan kerja sama. 2. Sikap dan Moril (Attitude and Morale) Sikap ialah suatu cara memandang hidup, suatu cara berpikir, berperasaan dan bertindak. Oleh karena itu sikap manajer akan berbeda-beda sesuai dengan pola hidupnya. Beberpa sikap manajer diantaranya yaitu : (a). Sikap feudal (feudal attitude). Manajer yang mempunyai sikap cara berpikir, berperasaan dan bertindak sesuai dengan pola-pola kehidupan feodalisme, yaitu suka terikat oleh aturan-aturan tertentu yang telah teradat dan selalu ingin penghormatan yang serba lebih. Dengan demikian dalam masyarakat feudal dimana sikap anggota masyarakat sesuai dengan pola hidup feodalisme akan sukar lahir kepemimpinan demokratis dariad para manajer, mengingat manajer tersebut hidup dari masyarakat feudal. (b). Sikap Kediktatoran (Dictatorial attitude). Manajer yang bersikap kediktatoran akan berpikir berperasaan dan bertindak sebagai dictator yang mempunyai kekuasaan mutlak, sehingga bawahan, pekerja akan menjadi sasaran daripada kekuasaannya. 3. Tatahubungan (Communication) Komunikasi membantu perencanaan managerial dilaksanakan dengan efektif, pengorganisasian managerial dilakukan dengan effektif, penggerakan managerial diikuti dengan efektif dan pengawasan diterapkan dengan efektif. Dalam melakukan komunikasi dalam manajemen ada beberapa macam diantaranya : (a). Komunikasi intern yaitu komunikasi yang dilakukan dalam organisasi itu sendiri baik antara atasan dengan atasan atau bawahan dengan bawahan atau antara atasan dengan bawahan atau sebaliknya. (b). Komunikasi Ekstern yaitu komunikasi yang dilakukan keluar organisasi. (c). Komunikasi Horizontal yaitu komunikasi yang dilakukan baik intern maupun ekstern antar jabatan yang sama. (d). Komunikasi Vertikal yaitu komunikasi yang dilakukan dalam intern organisasi antara atasan dan bawahan atau sebaliknya dalam suasana formil. 4. Perangsang (Incentive) ; insentif ialah sesuatu yang menyebabkan atau menimbulkan seseorang bertindak. 5. Supervisi (Supervision) Supervisi dalam bahasa Indonesia disebut juga dengan pengawasan, sehingga suka timbul kekacauan pengertian dengan kata pengawasan sebagai terjemah dari kata control. Menurut Terry Supervsi ialah kegiatan pengurusan dalam tingkatan organisasi dimana anggota manajemen dan bukan anggota manajemen saling berhubungan secara langsung. Dengan demkian tugas supervisor cukup berat karena ia harus dapat menemukan kesalahan-kesalahan dan memperbaikinya, serta memberi petunjuk untuk menyelesaikan sesuatu pekerjaan dan memberi nasehat-nasehat kepada pegawai yang mengalami kesulitan. 6. Disiplin (Discipline) Disiplin ialah latihan pikiran, perasaan, kehendak dan watak untuk melahirkan ketaatan dan tingkah laku yang teratur. Jenis disiplin ada dua : (1) Self Imposed discipline (disiplin yang timbul dengan sendirinya). (2). Command Discipline (Disiplin berdasarkan perintah). Pengendalian/Pengawasan (Controling) Webster's New collegiate Dictionary,memberikan penjelasan tentang control sebagai berikut : 1. to check or regulate as payment; to keep within limits as speed (mengecek atau mengetur seperti pembayaran, menyesuaikan dengan batas-batas seperti kecepatan) 2. To test as verify by counter or parallel evidence or experiment (menguji atau memeriksa dengan bukti atau pengalaman yang sama atau sebaliknya) Pengawasan ialah pemeriksaan apakah sesuatu yang terjadi sesuai dengan rencana, instruksi yang dikeluarkan dan prinsip-prinsip yang telah ditentukan. Maksud dan Tujuan Pengawasan a. Untuk mengetahui jalannya pekerjaan apakah lancer atau tidak. b.Untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan mengusahakan pencegahan agar supaya tidak terulang kembali kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan-kesalahan yang baru. c.Untuk mengetahui apakah pelaksanaan biaya sesuai dengan program (fase/tingkat pelaksanaan) seperti yang telah ditentukan dalam planning atau tidak. d. Untuk mengetahui apakah pelaksanaan kerja sesuai dengan prosedur dan kebijaksanaan yang telah ditentukan. Prinsip-prinsip pengawasan Cyril O'Donnell (1981:66) dalam buku Principles of Management menetapkan prinsip-prinsip pengawasan agar supaya pengawasan tersebut berjalan efektif diantaranya sebagai berikut : (1).Prinsip Tercapainya Tujuan (Prinsiple of assurance of Objective). Control harus ditujukan terhadap tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan koreksi untuk menghindarkan penyimpangan/deviasi dari pada rencana. (2). Prinsip Effisiensi Pengawasan (Prinsiple of Efficiency of Control). Control adalah efficient bilamana dapat menghindarkan penyimpangan-penyimpangan daripada planning, sehingga tidak timbul hal-hal lain diluar dugaan. (3). Prinsip Tanggungjawab Pengawasan (Prinsiple of Control of Responsibility). Control hanya dapat dilaksanakan apabila manajer bertanggungjawab penuh terhadap pelaksanaan perencanaan. Menurut H. Koontz dan O’Donnel (1991:87) dalam “The Principles of Management” : 1. planning adalah perencanaan penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan Menurut Stoner Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi. 2. Organizing bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.Organizing atau pengororganisasian adalah kumpulan dua orang atau lebih yang 3. Staffing Staffing adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi. 4. Controlling Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula. 5. Directing Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masingmasing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semul Menurut Dalton E.M.C. Farland (1990:205)dalam”the book of manajemen” 1. Planning merupakan fungsi manajemen yg berkenaan dgn pendefinisian sasaran utk kinerja organisasi di masa depan dan utk memutuskan tugas-tugas dan sumber daya-sumber daya yg digunakan yg dibutuhkan utk mencapai sasaran tersebut. 2. organizing merupakan fungsi manajemen yg berkenaan dgn penugasan mengelompokkan tugas-tugas ke dalam departemen-departemen dan mengalokasikan sumber daya ke departemen. 3. controling fungsi manajemen yg berkenaan dgn pengawasan terhadap aktivitas karyawan menjaga organisasi agar tetap berada pada jalur yg sesuai dgn sasaran dan melakukan koreksi apabila diperlukan. Controlling Menurut Emez dale (1990:76) yang di kutip dalamhttp://www.datafilecom.blogspot.com 1. leading fungsi manajemen yg berkenaan dgn bagaimana menggunakan pengaruh utk memotivasi karyawan dalam mencapai sasaran organisasi. 2. Innovating Innovating merupakan fungsi manajemen berupa penelitian, pengembangan, dan / atau perekayasaan yang bertujuan mengembangkan penerapan praktis nilai dan konteks ilmu pengetahuan yang baru, atau cara baru untuk menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang telah ada ke dalam produk atau proses produksi. 3. coordinating Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Fungsi-fungsi manajemen adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan dalam manajemen berdasarkan fungsinya masing-masing dan mengikuti satu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaannya. Fungsi-fungsi manajemen, sebagaimana diterangkan oleh Nickels, McHug and McHugh (1997), terdiri dari empat fungsi, yaitu: • Perencanaan Perencanaan atau Planning, yaitu proses yang menyangkut upaya yang dilaku-kan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi. Di antara kecenderungan dunia bisnis sekarang, misalnya, bagaimana merencanakan bisnis yang ramah lingkungan, bagaimana merancang organisasi bisnis yang mampu bersaing dalam persaingan global, dan lain sebagainya. • Pengorganisasian Pengorganisasian atau Organizing, yaitu proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang cepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan bisa memastikan bahwa semua pihak dalam orga¬nisasi bisa bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi. • Pengimplementasian Pengimplementasian atau Directing, yaitu proses implementasi program agar bisa dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktivitas yang tinggi. • Pengendalian Pengendalian dan Pengawasan arau Controlling, yaitu proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, di¬organisasikan, dan diimplementasikan bisa berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi. Unsur unsur manajemen Unsur-unsur manajemen, pada umumnya terdiri dari 6 (enam) yang dikenal dengan the six M’S, yaitu Men, Money, Materials, Machines, Methods and Markets. Diantara seluruh unsur tersebut, men (manusia) adalah unsur yang paling penting di dalam proses manajemen, sebab manajemen itu ada karena adanya dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam mencapai tujuan yang telah disepakati bersama. Hal ini berarti manusia merumuskan tujuan, manusia yang menyusun organisasi sebagai wadah pencapaian tujuan, manusia pula yang bekerja untuk mencapai tujuan dan sekaligus manusia pula yang mengendalikan serta menikmati hasil-hasil yang dicapai. Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan markets. Menurut George R Terry (1990:304) dalam buku prinsip prinsip manajemen menyebutkan ada 6 unsur dasar manajemen yaitu: Man (SDM) Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Money Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi. Materials Materi terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki. Machines Dalam kegiatan perusahaan, mesin sangat diperlukan. Penggunaan mesin akan membawa kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja. methods Dalam pelaksanaan kerja diperlukan metode-metode kerja. Suatu tata cara kerja yang baik akan memperlancar jalannya pekerjaan. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri Market Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen.Unsur- unsur manajemen menjadi hal mutlak dalam manajemen karena sebagai penentu arah perusahaan dalam melakukan kegiastan perusahaan Menurut Bartol Kathryn M. & David C. Martin 1994:228) dalam the book of Management menyebutkan ada beberapa unsure unsure manajemen
KEPROTOKOLAN
OLEH
Darto Ishak
NPM: 201003014
SEKOLAH TINGGI ILMU MANAJEMEN (STIM) BOALEMO
Menjelaskan pengertian, fungsi , dan unsure unsure manajemen menurut para ahli
Pengertian Manajemen Sebelum kita membahas pengertian manajemen menurut para ahli, ada baiknya jika kita tahu dulu berasal darimana kata Manajemen itu. Manajemen berasal dari bahasa inggris “management” yang berasal dari kata dasar “manage”. Definisi manage menurut kamus oxford adalah “to be in charge or make decisions in a business or an organization” (memimpin atau membuat keputusan di perusahaan atau organisasi). Dan definisi management menurut kamus oxford adalah “the control and making of decisions in a business or similar organization” (pengendalian dan pembuatan keputusan di perusahaan atau organisasi sejenis).
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Manajemen adalah “penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran” atau “pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusaahaan dan organisasi .Pengertian managemen menurut oxford adalah “the process of dealing with or controlling people or things” (proses berurusan dengan atau mengendalikan orang atau benda). Manajemen _dalam bahasa Inggris_ berasal dari kata to manage. Kata “manage” berasal dari bahasa Italia “managgio” dari kata “managgiare” yang selanjutnya kata ini berasal dari bahasa latin “manus” yang berarti tangan (hand). Kata manage dalam bahasa Perancis berarti house-keeping (rumah tangga). Dalam kamus Webster’s New Collegiate Dictionary], kata management diberikan penjelasan sebagai : the act or art of managing, conduct, direction, and controll.
Kata manage bisa juga berarti :
a. to direc and control (membimbing dan mengawasi)
b. to treat with care (memperlakukan dengan seksama)
c. to carry on business or affairs (mengurus perniagaan, atau persoalan-persoalan) d. to achieve one purpose (mencapai tujuan tertentu)
Selanjutnya manajemen diberi arti :
1.Act or art or managing; conduct; control; direction (tindakan atau seni mengurus; memperlakukan; pengawasan; pembimbingan)
2.The collective body of those who manage any enterprise or interest (badan kolektif yang mengurus sesuatu perusahaan atau kepentingan)
Sedangkan Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen. Namun selain itu, beberapa ahli seperti Follet menganggap manajemen adalah sebuah seni. Hal ini disebabkan karena kepemimpinan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antaramanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan sulit dipelajari. -
Beberapa pendapat para ahli tentang definisi manajemen
Menurut John D. Millet (1990:201) dalam buku Management in the public service,
pengertian manajemen : “The process of directing and facilitating the work of people organized in formal group to achieve a desired end” (manajemen adalah proses pembimbingan dan pemberian fasilitas terhadap pekerjaan orang-orang yang terorganisir dalam kelompok formil untuk mencapai suatu tujuan yang dikehendaki).
Dwight Waldo (2000:19) dalam buku Public Administration, pengertian manajemen : “The action intended to achieve rational cooperation in an administrative system” (manajemen adalah tindakan yang ditujukan untuk memperoleh kerjasama yang rationil dalam suatu system administrasi). Dalam buku Principles of Management,
G. R. Terry (1990:208) mengartikan manajemen sebagai : “The accomplishing of predetermined objectives through the efferts of the peoples” (manajemen adalah pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditetapkan melalui/bersama-sama usaha orang lain) Bartol dan Martin (1994:56) dalam the book of manajemen menyatakan bahwa manajemen adalah suatu proses mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan memanfaatkan empat fungsi utama, yakni perencanaan. Pengorganisasian, memimpin dan pengawasan. Terakhir batasan dari Stoner, dkk yang menyatakan bahwa manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumberdaya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang sudah ditetapkan. Plunket dkk.(2005:5) dalam buku the principle of manajemen mendefinisikan manajemen sebagai “One or more managers individually and collectively setting and achieving goals by exercising related functions (planning organizing staffing leading and controlling) and coordinating various resources (information materials money and people)”. Pendapat tersebut kurang lbh mempunyai arti bahwa manajemen merupakan satu atau lbh manajer yg secara individu maupun bersama-sama menyusun dan mencapai tujuan organisasi dgn melakukan fungsi-fungsi terkait (perencanaan pengorgnisasian penyusunan staf pengarahan dan pengawasan) dan mengkoordinasi berbagai sumber daya (informasi material uang dan orang). Lewis dkk.(2004:5) dalam ensiklopedia manajemen mendefinisikan manajemen sebagai: “the process of administering and coordinating resources effectively and efficiently in an effort to achieve the goals of the organization.” Pendapat tersebut kurang lbh mempunyai arti bahwa manajemen merupakan proses mengelola dan mengkoordinasi sumber daya-sumber daya secara efektif dan efisien sebagai usaha utk mencapai tujuan organisasi. Dari definisi-definisi diatas dapat ditarik kesimpulan : a. Manajemen diperlukan untuk mencapai tujuan dan pelaksanaan pekerjaan. b. Manajemen merupakan system kerjasama yang kooperatif dan rasional. c. Manajemen menekankan perlunya prinsip-prinsip officiency. d. Manajemen tidak dapat dilepaskan dari kepemimpinan/pembimbingan. Di sisi lain, banyak ahli manajemen memberi batasan tentang manajemen, diantaranya Terry (1972), Robins (1991), Bartol dan Martin (1994) dan Stoner, dkk (1995). Terry[4] menyatakan bahwa manajemen adalah sesuatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan tenaga manusia dan sumberdya lainnya. Robbins memberi pengertian manajemen sebagai suatu proses kegiatan untuk mencapai sesuatu secara efisien melalui orang lain. Proses kegiatan tersebut terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan pengawasan. . Dari beberapa pendapat para ahli tersebut, ada empat batasan tentang manajemen yang bisa ditarik yang merupakan ide pokok yang sangat penting untuk diperhatikan, yaitu (1) identitas manajemen adalah suatu proses, fungsi-fungsi fundamental manajemen, (3) arah proses manajemen, dan unsur-unsur manajemen. Identitas manajemen sebagai suatu proses dikatakan oleh Pariasta Westra sebagai rangkaian perbuatan manusia yang mengandung sesuatu maksud tertentu yang memang dikehendaki oleh orang yang melakukan kegiatan tersebut. Sedangkan Siagian menyatakan bahwa proses berarti suatu kegiatan yang terus menerus dilaksanakan. Dengan demikian, pengertian proses yang dikemukakan oleh dua ahli tersebut di atas memberikan informasi bahwa kegiatan mencapai tujuan organisasi tidak dapat dilakukan dengan satu kegiatan saja seperti membalikkan tangan, melainkan suatu kegiatan secara bertahap dan berkelanjutan serta secara sadar dilaksanakan. Hal ini berarti proses tersebut dilakukan dengan penuh perhitungan dengan memperhatikan kemampuan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi. Fungsi fungsi manajemen Mengenai fungsi-fungsi fundamental manajemen, tampaknya hampir seluruh ahli sepakat intinya ada empat, yaitu planning, organizing, actuating dan controlling. Pada umumnya organisasi di Indonesia mengalami keterbatasan dalam bidang sumber daya, sementara di sisi lain tujuan yang ingin dicapai harus bisa dilakukan secara baik. Proses manajemen itu sendiri diarahkan kepada usaha-usaha anggota organisasi untuk meningkatkan produktivitasnya melalui pemanfaatan secara efektif dan efisien sumber daya yang tersedia. Produktivitas adalah perbandingan antara keluaran (output) dengan masukan (input). Keluaran bisa terdiri barang atau jasa. Sedangkan masukan terdiri dari sumber daya manusia (human resorces), dan modal (capital), peralatan-peralatan (materials), dan sumber daya lainnya. Efisiensi adalah kemampuan untuk meminimalkan penggunaan sumber daya (masukan), sedangkan efektivitas adalah kemampuan untuk menentukan tujuan yang memadai. Manajemen beroperasi melalui bermacam fungsi, biasanya digolongkan pada perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan/motivasi dan pengaturan • Perencanaan: memutuskan apa yang harus terjadi di masa depan (hari ini, minggu depan, bulan depan, tahun depan, setelah lima tahun, dsb.) dan membuat rencana untuk dilaksanakan • Pengorganisasian: membuat penggunaan maksimal dari sumberdaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan rencana dnegan baik • Leading/Kepemimpinan dan motivasi: memakai kemampuan di area ini untuk membuat yang lain mengambil peran dengan efektif dalam mencapai suatu rencana. Kadang bagian ini sering disebut Penggerakan (Actuating). • Pengendalian: monitoting/controlling - memantau kemajuan rencana, yang mungkin membutuhkan perubahan tergantung apa yang terjadi Perencanaan (Planning) G. R. Terry (1990:56) dalam buku prinsip prinsip manajemen,mengemukakan tentang planning sebagai berikut : "Planning is the slecting and relating of facts and the making and using of assumptions regarding the future in the visualization and formulation of proposed activities believed necessary to achieve desired result (Perencanaan adalah pemilihan dan penghubungan fakta-fakta serta pembuatan dan penggunaan perkiraan-perkiraan/asumsi-asumsi untuk masa yang akan dating dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk menccapai hasil yang diinginkan). Planning yang efektif didasarkan pada fakta dan informasi, bukan atas dasar emosi atau keinginan. Fakta-fakta yang relevan dengan situasi yang sedang dihadapi berhubungan erat dengan pengalaman dan pengetahuan seorang manajer. Dibutuhkan cara berfikir yang berefleksi; juga dapat dibantu oleh imaginasi dan forecast. Selanjutnya Harold Koontz dan Cyril O'Donnell,dalam buku principles of management mengemukakan prinsip-prinsip planning sebagai berikut : 1. Prinsip membantu tercapainya tujuan (principle of contribution to objective). Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditunjukkan kepada pencapaian tujuan. 2. Prinsip pengutamaan perencanaan (principle of primacy of planning). Perencanaan merupakan keperluan utama daripada manajer, fungsi lainnya adalah organizing, staffing, directing, dan control. Seorang manajer tidak akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen lainnya tanpa mengetahui tujuan dan pedoman dalam melaksanakan kebijaksanaan. 3. Prinsip pemerataan perencanaan (principle of pervasiveness of planning). Walaupun fungsi manajemen itu sama pentingnya baik dalam ketentuan maupun pelaksanaannya, tetapi harus diingat bahwa prinsip pemerataan perencanaan memegang peranan penting, mengingat manajer dalam tingkat tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan bertanggungjawab atas berhasilnya rencana tersebut. Tidak pernah ada seorang manajer yang tidak mengerjakan perencanaan. Jenis-jenis perencanaan : a. Perencanaan Physik (physical planning). Perencanaan tersebut meliputi perencanaan yang sifatnya physic, seperti perencanaan kota, perencanaan daerah, perencanaan bangunan, jalan dan sebagainya. b. Perencanaan Fungsional (Functional Planning). Perencanaan ini berhubungan dengan perecanaan yang sifatnya fungsionil, seperti perencanaan produksi, perencanaan keuangan, perencanaan pegawai, perencanaan penjualanperencanaan advertensi. c. Perencanaan Comprehensive (Comprehensive Planning). Perencanaan ini merupakan gabungan antara perencanaan physic dan perencanaan fungsionil. Sebagai contoh seorang usahawan yang akan mendirikan pabrik tekstil maka ia akan merencanakan gedung ppabrik, mesin-mesin, produksi yang akan dihasilkan, tenaga kerja, keuangan, penjualan dan sebagainya. d. Perencanaan kombinasi umum (general Combination Planning). Perencanaan ini meliputi perencanaan physic, fungsional, dan perencanaan komprehensive yang sekaligus digabungkan. Perencanaan ini biasanya sangat besar, seperti proyek jatiluhur, dan biasanya dilakukan oleh pemerintah. Swasta tidak tertarik terhadap jenis perencanaan ini, disebabkan oleh dua faktor : (1). Jumlah modal yang harus diikutsertakan/diinvestasikan sangat besar. (2). Waktu yang dierlukan cukup lama, sedangkan perusahaan biasanya memperhitungkan waktu pengembalian modal yang relative singkat dan memberikan keuntungan. Keuntungan-keuntungan dan kerugian dari Planning Pertanyaan-pertanyaan pokok terhadap Planning dapat disingkat dengan 5 W + 1 H (What, When, Why, Who, Where + How). Adapun keuntungan-keuntungan dari perencanaan menurut G. R. Terry diantaranya: 1. Pertama-tama perencanaan menyebabkan bahwa kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan (Planning makes for the utilization of purposeful and orderly activities) 2. Perencanaan meminimalisir tindakan-tindakan yang tidak produktif (Unproductive promotes the use of a measure of performance) 3. Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukur hasil kerja (Planning promotes the use of a measure of performance). Sedangkan kekurangan-kekurangan atas pembatasan-pembatasannya yaitu : 1. Informasi atau fakta-fakta yang dibutuhkan untuk meramalkan masa yang akan datang, belum tentu tepat, sehingga manajer tidak akan dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang akan dating. 2. Biaya yang diperlukan untuk menyusun suatu planning yang lengkap sangat besar, bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai. 3. Secara psikologis orang-orang itu lebih suka memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang, mengingat planning berhubungan dengan masa yang akan datang. Pengorganisasian (Organizing) To organize, dalam Webster's new Collegiate Dictionary, berasal dari organen bahasa greek, yang berarti : a part of structure in an animal or plant adapted for the performance or some specific fungtion, as the heart, kidney etc, atau sebagian/susunan dalam binatang atau tumbuh-tumbuhan yang digunakan untuk melakukan beberapa tugas khusus, seperti hati, ginjal, dan sebagainya. Sedangkan Paul Bertholeneus dalam buku An Outline of Public Administration, menyebutkan : "Organizaton is an arrangement, presumably logical of interdependent parts to form a unified whole, through which power and control can be exercised to the end of achieving a given purpose". Organisasi ialah susunan yang agak logis dari bagian-bagian yang saling berhubungan untuk mewujudkan sesuatu keseluruhan yang bulat, sehingga kekuasaan dan pengawasan dapat dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Prinsip-prinsip organisasi menurut Harold Koontz (1991:77) dalamthe book of manajemen manajemen diantaranya: 1. Principle of Unity of Objective (prinsip kesatuan tujuan). Dalam organisasi harus ada kesatuan tujuan, organisasi itu akan kacau apabila tidak ada kesatuan tujuan. Kesatuan tujuan itu harus merata dari atas sampai ke bawah. 2. Prinsiple of efficiency (prinsip hasil guna). Suatu organisasi dalam mencapai tujuannya harus dapat mempergunakan biaya yang sekecil-kecilnya dengan pengorbanan yang sedikit-dikitnya. 3. Span of management Prinsiple (Prinsip rentangan manajemen). Seseorang terbatas didalam mengurus orang lain, atau memimpin bawahannya. Batas-batas tersebut tidak tetap bagi setiap orang tegantung kepada kekomplekan hubungan antara atasan dan bawahan dan kepada kemampuan manajer. Prinsip-prinsip Organisasi menurut G. R. Terry diantaranya : 1. The Objective (Tujuan) 2. Authority and Responsbility (Wewenang dan Tanggungjawab) 3. Delegation and Authority (plimpahan wewenang) 4. Assign the personnel (penempatan tenaga kerja) Sentralisasi dan Desentralisasi Sebagai akibat adanya pembagian kerja dan pelimpahan wewenang untuk melaksanakan pekerjaan, maka dalam organisasi itu timbul sentralisasi dan desentralisasi wewenang atau kekuasaan. Sentralisasi penuh daripada wewenang dalam organisasi tidak mungkin dilakukan, karena adanya division of work dan delegation of authority. Desentralisasi yang mutlak penuh, juga tidak mungkin dilakukan, karena adanya division of work tidak mungkin melimpahkan wewenang seluruhnya kepada pembantunya. Apabila terjadi pelimpahan wewenang seluruhnya terhadap pembantunya, itu berarti penyerahan wewenang, sehingga wewenang itu berpindah kepada orang lain dan tidak bisa ditarik kembali, sentralisasi penuh juga tidak ada, mengingat organisasi itu sendiri tidak akan ada, karena wewenang dipegang sendiri dan pelaksanaan kerja dilakukan sendiri. Jika demikian, maka organisasi yang dimaksud dengan sentralisasi ialah sejauh mana pembagian kerja dan pelimpahan wewenang dilakukan untuk melakukan pekerjaan demi tercapainya tujuan yang telah ditentukan dengan tanggungjawab kepada menejer yang menjadi pusat kegiatan. Penggerakan (Actuating) Penggerakan merupakan terjemahan dari bahasa inggris Actuating, dimana kata ini berasal dari Acture bahasa latin. Terry (1990:209) dalam buku “prinsip prinsip manajemen” mendefinisikan penggerakan sebagai berikut : "Actuating is setting all members of the group to want to achieve and to stive to achieve the objective willingly and keeping with the managerial planning and organizing efforts". Pergerakan ialah membangkitkan dan mendorong semua anggota kelompok agar supaya berkehendak dan berusaha dengan keras mencapai tujuan dengan ikhlas serta serasi dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorgansasian dari pihak pimpinan. Factor-faktor yang diperlukan dalam penggerakan diantaranya : (1) Kepemimpinan (leadership) (2). Sikap dan Moril (attitude and morale) (3). Tatahubungan (Communicatio) (4). Perangsang (Incentive) (5). Supervisi (supervision) (6). Disiplin (Discipline). 1. Kepemimpinan (Leadership) Kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang agar berusaha dengan ikhlas untuk mencapai tujuan bersama. Seorang manajer yang tidak memiliki kepemimpinan tidak akan mampu untuk mempengaruhi bawahannya untuk bekerja, sehingga manajer yang demikian akan gagal dalam usahanya. Sifat-sifat kepemimpinan menurut Harold koontz, diantaranya sebagai berikut :(a). Memiliki kecerdasan orang-orang yang dipimpin (b). Mempunyai perhatian terhadap kepentingan yang menyeluruh (c). Memiliki kelancaran dalam berbicara (d). Matang dalam berpikir dan emosi (e). Memiliki dorongan yang kuat dari dalam untuk memimpin (f). Memahami/menghayati kepentingan kerja sama. 2. Sikap dan Moril (Attitude and Morale) Sikap ialah suatu cara memandang hidup, suatu cara berpikir, berperasaan dan bertindak. Oleh karena itu sikap manajer akan berbeda-beda sesuai dengan pola hidupnya. Beberpa sikap manajer diantaranya yaitu : (a). Sikap feudal (feudal attitude). Manajer yang mempunyai sikap cara berpikir, berperasaan dan bertindak sesuai dengan pola-pola kehidupan feodalisme, yaitu suka terikat oleh aturan-aturan tertentu yang telah teradat dan selalu ingin penghormatan yang serba lebih. Dengan demikian dalam masyarakat feudal dimana sikap anggota masyarakat sesuai dengan pola hidup feodalisme akan sukar lahir kepemimpinan demokratis dariad para manajer, mengingat manajer tersebut hidup dari masyarakat feudal. (b). Sikap Kediktatoran (Dictatorial attitude). Manajer yang bersikap kediktatoran akan berpikir berperasaan dan bertindak sebagai dictator yang mempunyai kekuasaan mutlak, sehingga bawahan, pekerja akan menjadi sasaran daripada kekuasaannya. 3. Tatahubungan (Communication) Komunikasi membantu perencanaan managerial dilaksanakan dengan efektif, pengorganisasian managerial dilakukan dengan effektif, penggerakan managerial diikuti dengan efektif dan pengawasan diterapkan dengan efektif. Dalam melakukan komunikasi dalam manajemen ada beberapa macam diantaranya : (a). Komunikasi intern yaitu komunikasi yang dilakukan dalam organisasi itu sendiri baik antara atasan dengan atasan atau bawahan dengan bawahan atau antara atasan dengan bawahan atau sebaliknya. (b). Komunikasi Ekstern yaitu komunikasi yang dilakukan keluar organisasi. (c). Komunikasi Horizontal yaitu komunikasi yang dilakukan baik intern maupun ekstern antar jabatan yang sama. (d). Komunikasi Vertikal yaitu komunikasi yang dilakukan dalam intern organisasi antara atasan dan bawahan atau sebaliknya dalam suasana formil. 4. Perangsang (Incentive) ; insentif ialah sesuatu yang menyebabkan atau menimbulkan seseorang bertindak. 5. Supervisi (Supervision) Supervisi dalam bahasa Indonesia disebut juga dengan pengawasan, sehingga suka timbul kekacauan pengertian dengan kata pengawasan sebagai terjemah dari kata control. Menurut Terry Supervsi ialah kegiatan pengurusan dalam tingkatan organisasi dimana anggota manajemen dan bukan anggota manajemen saling berhubungan secara langsung. Dengan demkian tugas supervisor cukup berat karena ia harus dapat menemukan kesalahan-kesalahan dan memperbaikinya, serta memberi petunjuk untuk menyelesaikan sesuatu pekerjaan dan memberi nasehat-nasehat kepada pegawai yang mengalami kesulitan. 6. Disiplin (Discipline) Disiplin ialah latihan pikiran, perasaan, kehendak dan watak untuk melahirkan ketaatan dan tingkah laku yang teratur. Jenis disiplin ada dua : (1) Self Imposed discipline (disiplin yang timbul dengan sendirinya). (2). Command Discipline (Disiplin berdasarkan perintah). Pengendalian/Pengawasan (Controling) Webster's New collegiate Dictionary,memberikan penjelasan tentang control sebagai berikut : 1. to check or regulate as payment; to keep within limits as speed (mengecek atau mengetur seperti pembayaran, menyesuaikan dengan batas-batas seperti kecepatan) 2. To test as verify by counter or parallel evidence or experiment (menguji atau memeriksa dengan bukti atau pengalaman yang sama atau sebaliknya) Pengawasan ialah pemeriksaan apakah sesuatu yang terjadi sesuai dengan rencana, instruksi yang dikeluarkan dan prinsip-prinsip yang telah ditentukan. Maksud dan Tujuan Pengawasan a. Untuk mengetahui jalannya pekerjaan apakah lancer atau tidak. b.Untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan mengusahakan pencegahan agar supaya tidak terulang kembali kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan-kesalahan yang baru. c.Untuk mengetahui apakah pelaksanaan biaya sesuai dengan program (fase/tingkat pelaksanaan) seperti yang telah ditentukan dalam planning atau tidak. d. Untuk mengetahui apakah pelaksanaan kerja sesuai dengan prosedur dan kebijaksanaan yang telah ditentukan. Prinsip-prinsip pengawasan Cyril O'Donnell (1981:66) dalam buku Principles of Management menetapkan prinsip-prinsip pengawasan agar supaya pengawasan tersebut berjalan efektif diantaranya sebagai berikut : (1).Prinsip Tercapainya Tujuan (Prinsiple of assurance of Objective). Control harus ditujukan terhadap tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan koreksi untuk menghindarkan penyimpangan/deviasi dari pada rencana. (2). Prinsip Effisiensi Pengawasan (Prinsiple of Efficiency of Control). Control adalah efficient bilamana dapat menghindarkan penyimpangan-penyimpangan daripada planning, sehingga tidak timbul hal-hal lain diluar dugaan. (3). Prinsip Tanggungjawab Pengawasan (Prinsiple of Control of Responsibility). Control hanya dapat dilaksanakan apabila manajer bertanggungjawab penuh terhadap pelaksanaan perencanaan. Menurut H. Koontz dan O’Donnel (1991:87) dalam “The Principles of Management” : 1. planning adalah perencanaan penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan Menurut Stoner Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi. 2. Organizing bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.Organizing atau pengororganisasian adalah kumpulan dua orang atau lebih yang 3. Staffing Staffing adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi. 4. Controlling Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula. 5. Directing Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masingmasing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semul Menurut Dalton E.M.C. Farland (1990:205)dalam”the book of manajemen” 1. Planning merupakan fungsi manajemen yg berkenaan dgn pendefinisian sasaran utk kinerja organisasi di masa depan dan utk memutuskan tugas-tugas dan sumber daya-sumber daya yg digunakan yg dibutuhkan utk mencapai sasaran tersebut. 2. organizing merupakan fungsi manajemen yg berkenaan dgn penugasan mengelompokkan tugas-tugas ke dalam departemen-departemen dan mengalokasikan sumber daya ke departemen. 3. controling fungsi manajemen yg berkenaan dgn pengawasan terhadap aktivitas karyawan menjaga organisasi agar tetap berada pada jalur yg sesuai dgn sasaran dan melakukan koreksi apabila diperlukan. Controlling Menurut Emez dale (1990:76) yang di kutip dalamhttp://www.datafilecom.blogspot.com 1. leading fungsi manajemen yg berkenaan dgn bagaimana menggunakan pengaruh utk memotivasi karyawan dalam mencapai sasaran organisasi. 2. Innovating Innovating merupakan fungsi manajemen berupa penelitian, pengembangan, dan / atau perekayasaan yang bertujuan mengembangkan penerapan praktis nilai dan konteks ilmu pengetahuan yang baru, atau cara baru untuk menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang telah ada ke dalam produk atau proses produksi. 3. coordinating Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Fungsi-fungsi manajemen adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan dalam manajemen berdasarkan fungsinya masing-masing dan mengikuti satu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaannya. Fungsi-fungsi manajemen, sebagaimana diterangkan oleh Nickels, McHug and McHugh (1997), terdiri dari empat fungsi, yaitu: • Perencanaan Perencanaan atau Planning, yaitu proses yang menyangkut upaya yang dilaku-kan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi. Di antara kecenderungan dunia bisnis sekarang, misalnya, bagaimana merencanakan bisnis yang ramah lingkungan, bagaimana merancang organisasi bisnis yang mampu bersaing dalam persaingan global, dan lain sebagainya. • Pengorganisasian Pengorganisasian atau Organizing, yaitu proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang cepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan bisa memastikan bahwa semua pihak dalam orga¬nisasi bisa bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi. • Pengimplementasian Pengimplementasian atau Directing, yaitu proses implementasi program agar bisa dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktivitas yang tinggi. • Pengendalian Pengendalian dan Pengawasan arau Controlling, yaitu proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, di¬organisasikan, dan diimplementasikan bisa berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi. Unsur unsur manajemen Unsur-unsur manajemen, pada umumnya terdiri dari 6 (enam) yang dikenal dengan the six M’S, yaitu Men, Money, Materials, Machines, Methods and Markets. Diantara seluruh unsur tersebut, men (manusia) adalah unsur yang paling penting di dalam proses manajemen, sebab manajemen itu ada karena adanya dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam mencapai tujuan yang telah disepakati bersama. Hal ini berarti manusia merumuskan tujuan, manusia yang menyusun organisasi sebagai wadah pencapaian tujuan, manusia pula yang bekerja untuk mencapai tujuan dan sekaligus manusia pula yang mengendalikan serta menikmati hasil-hasil yang dicapai. Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan markets. Menurut George R Terry (1990:304) dalam buku prinsip prinsip manajemen menyebutkan ada 6 unsur dasar manajemen yaitu: Man (SDM) Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Money Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi. Materials Materi terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki. Machines Dalam kegiatan perusahaan, mesin sangat diperlukan. Penggunaan mesin akan membawa kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja. methods Dalam pelaksanaan kerja diperlukan metode-metode kerja. Suatu tata cara kerja yang baik akan memperlancar jalannya pekerjaan. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri Market Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen.Unsur- unsur manajemen menjadi hal mutlak dalam manajemen karena sebagai penentu arah perusahaan dalam melakukan kegiastan perusahaan Menurut Bartol Kathryn M. & David C. Martin 1994:228) dalam the book of Management menyebutkan ada beberapa unsure unsure manajemen
Langganan:
Postingan (Atom)